TEORI PRODUKTIF (FRONT OFFICE)

Fungsi dan peranan kantor Depan Hotel(Front Office)

Hampir semua kegiatan yang ada di front office berhubungan dengan tamu,baik secara langsung maupun tidak langsung.Karena itu front office memiliki peranan penting dalam operasi sebuah hotel.Seperti dikatakan oleh Valen (1985:24),dalam bukunya Check-in check-out,Principles of Effective Front Management, bahwa Front office adalah :
It is indeed the heart and the hub and the nerve center of guest activity (Sesungguhnya front office adalah jantungHampir se,dan pusat dari segala macam kegiatan para tamu).
Peranan Kantor Depan Hotel
Dalam operasi sehari-hari,Front office mempunyai macam-macam peran.Peran ini penting untuk memperlancar kegiatan hotel dan menjalin kerjasama erat antar departemen.

Struktur organisasi di kantor depan atau Front Office Hotel dipengaruhi oleh besar atua kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel.

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan :

1) Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer

Area kerja Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu, dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area kerjanya. Front Office Manager melaporkan tugasnya kepada General Manager dan staff bawahan dari Front Office Manager adalah staff dari front office.

Tugas pokok dari Front Office adalah :

a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office

b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel

c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar

d) Menyambut tamu VIP

e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya

f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan

g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan

h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan penghargaan

i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar